Thuis is deels werk en werk is deels thuis. Iedereen zal dit inmiddels wel herkennen. Het Coronavirus heeft ons gedrag aangepast en hierdoor werken we al een jaar voornamelijk vanuit huis. Hoe gaat het toekomstig werken eruit zien na het Corona tijdperk? De impact van het structureel en op grote schaal vanuit huis werken betekent nogal wat voor de facilitaire dienstverlening en huisvesting op de lange termijn.
Het Nieuwe Werken
Het Nieuwe Werken is vandaag de dag in snel tempo doorgevoerd. Organisaties als Google nemen het heft in eigen hand: zij vragen hun medewerkers om nog zeker tot juli 2021 thuis te blijven werken als gevolg van de COVID-19 pandemie. Ook zie je dat veel organisaties het Nieuwe Werken ook na de pandemie willen handhaven. Op zich is er niets mis met het werken op vaste tijden bij je collega’s op kantoor, maar we ondervinden nu dat het ook anders kan. Met de vrijheid om zelf te bepalen hoe je je doelen bereikt en dus te werken waar en wanneer je wilt.
Het kantoor is een ontmoetingsplaats geworden, een plek waar je naartoe gaat om samen te lunchen of voor een gerichte bijeenkomst. Hier staan de persoonlijke ontmoetingen en het fysiek delen van informatie centraal. Zo kies je de plek die het beste past bij je activiteit, ook wel ‘activiteitgericht werken’ genoemd. Dit biedt een compleet nieuwe manier van werken en leven, maar brengt ook weer nieuwe vraagstukken met zich mee.
Thuiswerken: hoe faciliteer en organiseer je dat?
Voor veel organisaties bestaat het advies om zoveel mogelijk vanuit huis te werken, maar hoe vul je dit in en hoe organiseer je dat? Het is meer dan alleen het beschikbaar stellen van een bureaustoel en laptop. Je moet als organisatie ook nadenken over vragen als: hoe gaan we om met een medewerker die thuis niet goed kan werken? Wie betaalt het kopje koffie op de thuiswerkplek? Hoe zorg je ervoor dat een thuiswerkende medewerker zich verbonden en betrokken blijft voelen met de organisatie en zijn of haar team. Ook de urenregistratie van thuiswerkers is een punt van aandacht. Duidelijke en gezamenlijke afspraken zijn hierin nodig. Laat teams hierover zelf het gesprek aangaan om tot een goede invulling te komen. Het verdient altijd aanbeveling om afspraken over thuiswerken vast te leggen in een thuiswerkbeleid.
Facilitaire diensten: wat pas je aan?
De kans is groot dat op dit moment een groot deel van het kantoor niet wordt gebruikt en dus leeg staat. De verwachting is dat door de opkomst van het thuiswerken een gemiddelde organisatie met 25-30% minder vierkante meters uit de voeten kan. Maar hoe ga je om met die vrijgekomen vierkante meters? Het afstoten, verhuren of het op een andere manier inzetten van deze vierkante meters zijn goede opties die nader onderzocht kunnen worden. Mogelijk is de conclusie dat de huidige huisvesting helemaal niet meer voldoet.
Maar nu veel minder medewerkers naar kantoor komen, heeft dit ook impact op het aantal kopjes koffie of thee op een dag of het gebruik van het kopieerapparaat. Het is dus goed om na te denken wat dit betekent voor het contract van deze services. Ook de schoonmaak moet anders worden georganiseerd en van de cateraar wordt een andere aanpak verwacht.
Een ander punt is de BHV-organisatie. Als medewerkers steeds meer het kantoor in en uit lopen is het een stuk lastiger om ten allen tijde over voldoende BHV’ers te beschikken. Hoe borg je dan de veiligheid van medewerkers die wél op kantoor aanwezig zijn? Hoe weet je überhaupt als BHV’er wie er wel of niet in het pand aanwezig is. Net als de BHV’er weet ook de telefoniste niet wie er wel of niet in het pand aanwezig is, maar ook of ze het telefoontje wel of niet naar iemand kan doorschakelen, als ze niet ziet wie er wel of niet aan het werk is die dag?
We zien dat het veel meer gemeengoed maken van het thuiswerken na COVID-19 verregaande consequenties heeft voor de bedrijfsvoering van een organisatie. Waar de coronapandemie de aanleiding was, kijken we nu op een andere manier naar huisvesting en het Nieuwe Werken.
We bieden prima oplossingen voor het Nieuwe Werken en huisvesting.
Meer weten? Neem dan contact met ons op.
Paul Pultrum, AvanTimes