De voordelen van het thuiswerken kennen we inmiddels wel. De pandemie heeft het thuiswerken versneld en ons gedrag erop aangepast. Maar hoe weten we nu wie er aanwezig is binnen het bedrijf? Is de werknemer fysiek in het bedrijf aanwezig, heeft een vrije dag opgenomen of werkt hij of zij thuis. En welke diensttijden draait het productiepersoneel? Zijn er verschillende shifts en bijbehorende werktijden? Wist u dat bij calamiteiten de BHV exact moet weten hoeveel mensen en wie er in het gebouw aanwezig zijn?
Verplichte aanwezigheidsregistratie
De Arbowet verplicht bedrijven om een aanwezigheidsregistratie bij te houden. In artikel 3.1 lid e van de arbeidsomstandighedenwet staat dat je als werkgever geregistreerd moet hebben welke mensen er in het gebouw aanwezig zijn. Dit vanwege calamiteiten. Het bedrijfsleven ziet zich dan ook in toenemende mate geconfronteerd worden met regelgeving rondom veiligheid én de gevolgen van het niet naleven van die regels. Een goede controle is dus cruciaal. Met een aanwezigheidsregistratie software voorkomt u dit en houdt u controle.
Wat is een aanwezigheidsregistratie?
Een aanwezigheidsregistratie is het registreren van iedereen die aanwezig is in een gebouw of gebouwen als een bedrijf meerdere panden heeft. Registratie geldt zowel voor alle medewerkers, maar ook voor bezoekers. Bij calamiteiten moet de BHV namelijk exact weten hoeveel mensen er in het gebouw aanwezig zijn. Daarnaast wordt aanwezigheidsregistratie bij veel bedrijven als onderdeel van urenregistratie gebruikt voor de loonadministratie en is aanwezigheidsregistratie voor het management een controle middel om een overzicht te krijgen van te veel of te weinig gewerkte uren van werknemers. Aanwezigheidsregistratie is dus belangrijk voor het bijhouden van de aanwezigheid van werknemers. Hoe eenvoudig dit ook klinkt, uit de praktijk blijkt vaak dat een volledig overzicht en een controle van aanwezigheid toch niet zo eenvoudig is.
Wat zijn de voordelen van aanwezigheidsregistratie software?
Steeds meer bedrijven en managers werken met een aanwezigheidsregistratiesysteem. Met een systeem beschikt u altijd en overal over de juiste informatie. Je ziet namelijk in één oogopslag wie waar aanwezig is en je hebt direct inzicht in de aan- en afwezigheid van werknemers.
Bezoekers kunnen via een boekingsterminal zich aan- en afmelden. Op deze manier krijg je een duidelijk en actueel overzicht van medewerkers en bezoekers in het pand aanwezig, met als bijkomend voordeel dat de BHV’er of manager actuele informatie heeft over het aantal mensen in het gebouw. In geval van noodsituaties, bij brand, is snel en actuele informatie noodzakelijk. Dit helpt nooddiensten en zorgt ervoor dat personeel en bezoekers tijdig het pand verlaten. Tot slot kan de aanwezigheidsregistratie bijdragen aan een efficiënte personeelsplanning.
Voor alle bedrijven is het belangrijk om de aanwezigheid van personeel en andere gebruikers in een systeem te registreren. De best mogelijke manier om aanwezigheid inzichtelijk te maken, is door met een slimme oplossing te werken en te kiezen voor het gebruik van bijvoorbeeld een registratie app. Deze oplossing voorkomt dat je voor de aanwezigheidsregistratie papieren gebruikt. Op die manier bespaar je tijd en is het eenvoudiger om de aanwezigheid in het gebouw te beheren.
Modulaire software voor tijdregistratie, toegang en aanwezigheidsregistratie
Met de app van Astrow Web is het niet alleen mogelijk om de registratie van aanwezigheid bij te houden. De app heeft verschillende functies, waardoor het ook mogelijk is om de personeelsplanning, de urenregistratie en verschillende soorten verlof te beheren.
Astrow Web is een modulair opgebouwd systeem voor tijdregistratie, aanwezigheidsregistratie, Employee Self Service, toegangscontrole en heeft indien gewenst de mogelijkheid om kostenplaatsen te monitoren. Een volledig pakket dat maakt dat u op productiviteit kunt sturen en uw leidinggevenden en medewerkers helpt nóg efficiënter te werken.
Advies op maat of meer tips? Neem dan contact op via info@avantimes.nl of bel naar 0348-437070. Wij staan klaar om je te helpen.
Steven Engering Directeur
Ps. Lees ook de blog aanwezigheidsregistratie voor bedrijven in elke branche