De afgelopen jaren hadden we in de zomermaanden te maken gehad met oplopende aantal besmettingen en code rood voor vakantiebestemmingen. Veel werknemers hadden hun vakantieaanvraag ingetrokken omdat men niet op vakantie kon of wilde gaan vanwege de drukte op de vakantiebestemmingen of op Schiphol.
In dit blog vertellen we hoe om te gaan met het intrekken of verzetten van vakantiedagen. Wat zijn de haken en ogen vanuit werknemers en werkgeversaspect. De wet- en regelgeving hierover en hoe je eenvoudig als organisatie op verlofdagen kunt sturen.
Stuwmeer aan vakantiedagen
Organisaties willen voorkomen dat iedereen straks tegelijkertijd verlofdagen opneemt of dat er een overschot aan openstaande verlofuren ontstaat. En juist daar zit een financieel aspect aan. Het stuwmeer aan vakantiedagen blijkt al jaren een jaarlijks terugkerend probleem (lees artikel stuwmeer aan vakantiedagen is een jaarlijks terugkerend probleem). Uit onderzoek blijkt dat 62 procent van de midden- en grote bedrijven worstelt met een overschot aan vrije dagen en dat is een groot financieel risico. Organisaties moeten het loon dat overeenkomt met die vrije dagen reserveren en dat drukt de winst.
Bovendien hebben vakantiedagen een zogenaamde “recuperatiefunctie” oftewel de benodigde rust voor een werknemer, die van groot belang is voor het arbeidsproces. Iedereen is gebaat bij een “uitgeruste werknemer”.
Hoe zorg je ervoor dat werknemers dit jaar voldoende verlofdagen opnemen?
Een overschot kan worden voorkomen door
Gratis 2 dagen
Geef alle werknemers 2 dagen gratis wanneer zij ervoor kiezen om voor 1 juli 10 dagen verlof op te nemen. In deze situatie heb je als bedrijf momenteel minder werk voorhanden en verwacht je na de zomer weer veel werk te hebben. Je kiest er dan voor om juist mensen te motiveren om verlof op te nemen.
Benefit budget
Sommige bedrijven beschikken over een zogenaamde ‘benefit budget’. Werknemers hebben recht op jaarlijks twintig wettelijke vakantiedagen gebaseerd op een fulltime job. De rest aan verlofdagen kan worden aangekocht uit het budget. En heeft de werknemer geen extra dagen nodig, dan kan daar iets anders van worden gekocht of laten ze het uitbetalen.
Ga in gesprek
Ga in gesprek met werknemers om erachter te komen waarom er geen verlofdagen worden opgenomen. Een oorzaak van het probleem is vaak dat managers de situatie voor zich uitschuiven, tot ze realiseren dat het grote financiële gevolgen heeft. Als je het gesprek aangaat, wees dan zo transparant mogelijk over je motief. In het geval er teveel werk is of blijft liggen, leg de situatie dan uit aan je werknemers. Werknemers zijn vervolgens veelal wel bereid om dagen op te nemen.
Wees eerlijk en flexibel
Wees eerlijk, flexibel en beloon je werknemers. Denk vast na over creatieve oplossingen en betrek je werknemers hierin. Vraag werknemers om mee te denken. Het is namelijk veel waardevoller als een oplossing vanuit de mensen zelf komt.
Inzicht in verlofdagen
Voor managers is het belangrijk om te zorgen voor een fatsoenlijk personeelsbeleid. Alleen met een duidelijk zicht op de werkdruk en het aantal resterende vrije dagen kunnen managers ervoor zorgen dat er een einde komt aan het overschot aan vakantiedagen en de bijbehorende problemen. De oplossing voor een duidelijk inzicht in de werkdruk en vrije dagen ligt in de organisatie en automatisering. AvanTimes helpt hierbij middels ons uitgebreide Astrow Web, waarmee inzicht en overzicht wordt verkregen in bijvoorbeeld resterende vrije dagen van werknemers. Actueel en op ieder moment van de dag.
Het opvragen en uitdraaien van overzichten van vakantie-uren, gewerkte uren en tijd voor tijd saldi, het verwerken van gemaakte uren voor de salarisuitbetaling en het maken van werkplanningen is nog nooit zo eenvoudig en snel geweest.
Advies op maat of meer tips? Neem dan contact op via info@avantimes.nl of bel naar 0348-437070. Wij staan klaar om je te helpen.
Paul Pultrum, AvanTimes