Groet winst voor planner Alie Bond-Kes van Tandheelkundig Centrum Volendam. Normaal niet de inleiding voor een nuchtere Noord-Hollandse organisatie. Maar wie gestructureerd verbeteringen binnen de sterk groeiende organisatie doorvoert, mag gerust trots zijn. Succeswoorden: Durf hebben om dingen te veranderen, altijd kijken naar verbeteringen en 'gewoon doen'.
´Omdat we sterk groeiende waren zijn we in 2006 al eens gaan kijken naar een tijdregistratiesysteem. Alle uren, verlofuren, overwerkuren et cetera werden voorheen ´met de hand gedaan´. De beheersbaarheid, maar zeker de controle verloren we uit het oog. Door de groei van werknemers moesten we wel zaken gaan automatiseren´, legt Alie Bond-Kes uit.
Naast het tijdregistratie systeem koos Tandheelkundig Centrum Volendam voor de HRM koppeling van AvanTimes. Elk gewerkt uur van alle medewerkers verloopt sindsdien via de tijdregistratie oplossing van AvanTimes. Dat wil zeggen overuren, verlofaanvragen, aan- en afwezigheden maar ook pauzes van elke werknemer worden automatisch geregistreerd. ´In het begin is het altijd even spannend hoe het allemaal gaat verlopen en of het systeem ook gaat werken zoals je in gedachten hebt. Al heel snel waren we aan het systeem gewend en zagen we de voordelen van het systeem in. En niet alleen onze planningsafdeling. Ook onze werknemers zelf. Werknemers kunnen nu zelf zien hoeveel overuren, tvt uren of vrije dagen hij of zij heeft. Op elk moment van de dag.´
Ook krijgen we regelmatig te horen hoe handig het P.I.P. werkt.´ Het Presence Indication Panel (P.I.P) maakt het mogelijk om eenvoudig de aanwezigheid en afwezigheid van alle werknemers te zien. Handig als er telefoon is en onontbeerlijk in het geval van calamiteiten. ´Zo hebben we elk jaar een ontruimingsoefening. Één overzicht met aan- en afwezigen uit het P.I.P. is dan echt reuze handig. Voor onze afdeling planning en administratie is het handig om de ziekmelding direct inzichtelijk te hebben. En ook eventuele afwijkingen van werktijden van collega´s worden zo direct inzichtelijk. Het maakt het werken zo wel héél eenvoudig.´
Alie Bond-Kes: ‘Met behulp van de HRM documenten kunnen we digitaal inzage krijgen van elke werknemer. Zo kunnen we van elke werknemer informatie inzien van bijvoorbeeld functie en functieomschrijving, maar ook de afdeling waar hij of zij werkzaam is en zelfs CV informatie. We maken er steeds meer gebruik van. Daarnaast hebben we compleet inzicht in de aanwezigheid, verlofuren en ziekteverzuim. We krijgen regelmatig vragen over het ziekteverzuim. Bijvoorbeeld bij functioneringsgesprekken. Een leidinggevende wil toch graag weten hoe vaak iemand ziek is geweest.´
Met het oog op de nieuwe wetgeving AVG is een organisatie verplicht om zaken op orde te hebben rondom privacy van werknemers. Een digitale HRM documententool biedt oplossing.
´Ook onze boekhouder had onlangs een vraag. Hij wilde graag een specifiek rapport uit het systeem halen. De consultant van AvanTimes heeft heel goed geluisterd, want hij kreeg het zomaar voor elkaar om een rapport uit het systeem te halen die precies voldeed aan de verwachtingen. We zijn dan ook echt heel blij met het systeem en de organisatie AvanTimes. Één telefoontje naar AvanTimes en zaken worden echt opgelost,´ besluit Alie Bond-Kes. Met het oog op de nieuwe wetgeving AVG is een organisatie verplicht om zaken op orde te hebben rondom privacy van werknemers. Een digitale HRM documententool biedt oplossing.
Het Tandheelkundig Centrum Volendam is gevestigd in een mooi pand in het centrum van Volendam en biedt naast een tandartsenpraktijk ook een praktijk voor orthodontie. Daarnaast maakt ook zusterbedrijf Marina Clinic deel uit van de organisatie. Tandheelkundig Centrum Volendam kent vandaag de dag meer dan 80 werknemers. Tandartsen, assistentes, maar ook VAR tandartsen, de zogenaamde ZZP tandartsen.
