Tandheelkundig Centrum Volendam: één telefoontje en het is opgelost

Eenvoudige urenregistratie

‘Omdat we sterk groeiende waren, zijn we in 2006 al eens gaan kijken naar een tijdregistratiesysteem. Alle uren, verlofuren, overwerkuren et cetera werden voorheen met de hand gedaan. De beheersbaarheid, maar zeker de controle verloren we uit het oog. Door de groei van werknemers moesten we wel zaken gaan automatiseren’, legt Alie Bond-Kes uit.

Naast het tijdregistratiesysteem koos Tandheelkundig Centrum Volendam voor de HRM-koppeling van AvanTimes. Elk gewerkt uur van alle medewerkers verloopt sindsdien via de tijdregistratie-oplossing van AvanTimes. Dat wil zeggen dat overuren, verlofaanvragen, aan- en afwezigheden maar ook pauzes van elke werknemer automatisch worden geregistreerd.

‘In het begin is het altijd even spannend hoe het allemaal gaat verlopen en of het systeem ook gaat werken zoals je in gedachten hebt. Al heel snel waren we aan het systeem gewend en zagen we de voordelen ervan in. En niet alleen onze planningsafdeling, ook onze werknemers zelf. Werknemers kunnen nu zelf zien hoeveel overuren, tvt-uren of vrije dagen ze hebben. Op elk moment van de dag.’

Eén telefoontje naar AvanTimes en zaken worden echt opgelost.

Presence Indication Panel

‘Ook krijgen we regelmatig te horen hoe handig het P.I.P. werkt.’ Het Presence Indication Panel (P.I.P.) maakt het mogelijk om eenvoudig de aanwezigheid en afwezigheid van alle werknemers te zien. Handig als er telefoon is en onontbeerlijk in het geval van calamiteiten.

‘Zo hebben we elk jaar een ontruimingsoefening. Eén overzicht met aan- en afwezigen uit het P.I.P. is dan echt reuze handig. Voor onze afdeling planning en administratie is het handig om de ziekmelding direct inzichtelijk te hebben. En ook eventuele afwijkingen van werktijden van collega’s worden zo direct inzichtelijk. Het maakt het werken wel héél eenvoudig.’

Inzicht in gewerkte uren

Alie Bond-Kes: ‘Met behulp van de HRM-documenten kunnen we digitaal inzage krijgen van elke werknemer. Zo kunnen we van elke werknemer informatie inzien van bijvoorbeeld functie en functieomschrijving, maar ook de afdeling waar hij of zij werkzaam is en zelfs cv-informatie. We maken er steeds meer gebruik van.

Daarnaast hebben we compleet inzicht in de aanwezigheid, verlofuren en ziekteverzuim. We krijgen regelmatig vragen over het ziekteverzuim, bijvoorbeeld bij functioneringsgesprekken. Een leidinggevende wil toch graag weten hoe vaak iemand ziek is geweest.’

Met het oog op de AVG is een organisatie verplicht om zaken op orde te hebben rondom de privacy van werknemers. Een digitale HRM-documententool biedt een oplossing.

Een rapport op maat

‘Ook onze boekhouder had onlangs een vraag. Hij wilde graag een specifiek rapport uit het systeem halen. De consultant van AvanTimes heeft heel goed geluisterd, want hij kreeg het zomaar voor elkaar om een rapport uit het systeem te halen dat precies voldeed aan de verwachtingen. We zijn dan ook echt heel blij met het systeem en de organisatie AvanTimes. Eén telefoontje naar AvanTimes en zaken worden echt opgelost’, besluit Alie Bond-Kes.