Ruim 20 jaar werkt Heuschen & Schrouff inmiddels met AMANO software, dé tijdregistratie oplossing van AvanTimes. Hoog tijd voor een gesprek. Onlangs spraken we met mevrouw Linda Theuns, Payroll Specialist – HR bij Heuschen & Schrouff.
´’Vorig jaar hebben we de overstap gemaakt naar de nieuwe webversie van Astrow´, begint Linda Theuns. ´We hadden meer dan 20 jaar met de oude versie van AMANO gewerkt en deze voldeed niet meer aan de huidige eisen.
Mede gezien de snelle groei van het aantal fte’s in de afgelopen jaren waren we wel genoodzaakt om over te stappen naar een geavanceerd tijdregistratiesysteem. We hebben onze eisen en wensen bij AvanTimes neergelegd en vervolgens heeft de consultant bij ons een demonstratie van de nieuwe webversie gegeven. Deze demonstratie heeft zodanig indruk op ons gemaakt dat we daarna direct besloten om met AvanTimes ´in zee te gaan´.
Met het oude tijdregistratiesysteem was het niet mogelijk om geklokte uren aan het eind van de maand te blokkeren, ofwel bevriezen. Zodoende gebeurde het regelmatig dat de geklokte uren die verloond waren achteraf niet meer klopten in het systeem. Iedere manager kon achteraf de geklokte uren eenvoudig aanpassen zonder de administratie hierover te informeren, met als gevolg dat de verloning niet meer klopte en onze afdeling een hoop stress en uitzoekwerk bezorgde. We hebben inmiddels 38 managers aan het werk die allemaal hun eigen team hebben van medewerkers. Gezien de groei van het aantal fte’s, maar zeker ook gezien de groei van het aantal managers de afgelopen jaren kwam deze situatie steeds vaker voor. ‘
Daarnaast was er de wens vanuit de Payroll afdeling voor meer transparantie richting medewerkers met de ESS en MSS zelfservice functionaliteit. De online zelfservice staat ook wel bekend als Employee en Management Self Service (ESS en MSS). Op het gebied van urenmanagement loopt dat van het doen van een vakantieaanvraag tot het bekijken van de planning. Astrow biedt deze zelfservice voor medewerkers (ESS) en voor managers (MSS). Linda Theuns: ‘Medewerkers moeten zelf kunnen zien hoeveel uren ze hebben gewerkt en hoeveel uren verlof ze nog hebben. Dat versterkt de betrokkenheid en tevredenheid van de medewerkers. Bovendien is er minder kans op fouten doordat gegevens door de bron worden ingevoerd en gewijzigd. Met MSS hebben managers altijd up-to-date inzicht in medewerkersgegevens. Voor hen is het eenvoudig afhandelen van de urencontrole en de verlofaanvragen een kwestie van een druk op de knop. Dat biedt gemak en transparantie. Het voordeel voor HR is dat de urencontrole eenvoudig en tijdig voor de verloning door de managers en leidinggevenden gedaan kan worden wat de werkdruk op de payroll afdeling vermindert.´
´‘Inmiddels hebben we onze eisen en wensen allemaal met Astrow gerealiseerd’, zegt Linda Theuns over de afgelopen periode. ‘Op onze afdeling hoeven we ons niet meer druk te maken over wijzigingen in gewerkte uren die achteraf nog zonder ons in te lichten in het systeem gemaakt worden. De betreffende manager kan geklokte uren in het verleden eenvoudigweg niet meer aanpassen, ze zullen mij hiervoor eerst om toestemming moeten vragen. Het kan nu niet meer fout gaan in de verloning en dat is een hele geruststelling. Ook kunnen de medewerkers nu zelf hun eigen uren inzien en zelf een afwezigheid aanvragen via de webportal of de app. We werken veel met chauffeurs, uitzendkrachten en wisselende diensten. Voor veel werknemers zijn er bijzonderheden, bijvoorbeeld toeslagen die wel of niet verwerkt moeten worden.
Met AvanTimes hebben we de inrichting en regelingen in het systeem verwerkt en processen versimpeld. Het heeft het nodige van de consultant aan tijd en moeite gevraagd, maar hierdoor hebben we organisatorisch een en ander veel beter ingericht waardoor bijzonderheden goed vastgelegd worden in de basis van de urenregistratie. Hier ben ik de consultant van AvanTimes dankbaar voor. De software sluit nu naadloos aan op onze organisatie. De samenwerking met AvanTimes is positief. AvanTimes is heel servicegericht, er wordt goed meegedacht. Met de consultants heb ik regelmatig contact en dat werkt gewoon erg prettig. Ze begrijpen meteen onze situatie. We zijn dik tevreden met het systeem en de organisatie AvanTimes.‘
‘Vanuit Astrow kan ik eenvoudig rapportages maken. Voor het MT maak ik rapportages van bijvoorbeeld het aantal gewerkte uren aan uitzendkrachten ten opzichte van het aantal gewerkte uren van vast personeel, de ziekte-uren in een bepaalde periode en het aantal uren dat werknemers thuiswerken. Interessante informatie waarmee het MT een betere sturing kan geven. Voor de toekomst willen we ook gaan kijken of we de urenregistratie kunnen koppelen aan het salarispakket Afas Online, besluit mevrouw Theuns. ‘Hierdoor kunnen we in de toekomst nog efficiënter gaan werken.’
Heuschen & Schrouff Foods Group is de toonaangevende leverancier van Aziatische supermarkten in West-Europa en heeft het Aziatisch eten geïntroduceerd bij de mainstream detailhandel en de Foodservice. Naast eten uit Azië importeert het Zuid-Limburgs bedrijf ook topproducten uit Arabische landen, Afrika en het Caribisch gebied. Heuschen & Schrouff biedt vandaag de dag meer dan 4.600 verschillende producten en is exclusief leverancier van meer dan 100 authentieke A-merken uit onder andere Thailand, Singapore, Maleisië, de Filippijnen, India, China, Vietnam en Korea. Op het hoofdkantoor in Landgraaf beschikt men over 60.000 m2 aan oppervlakte voor onder andere opslag en transport. Er werken in totaal 350 fte’s.
